Essere un proprietario di case vacanza può richiedere un sacco di lavoro. Tra varie prenotazioni, arrivi e partenze, e la comunicazione con gli ospiti, potresti ritrovarti con meno tempo libero a tua disposizione. Ma la gestione di una casa vacanza non deve essere troppo difficile o stressante. Fortunatamente, viviamo in un’epoca di progressi tecnologici che possono rendere la gestione della tua struttura un’esperienza più semplice. Abbiamo creato una lista di 5 modi per automatizzare il tuo business delle case vacanza, permettendoti di fare di più con meno lavoro e far crescere il tuo business ancora più velocemente.
- Usa la tecnologia per automatizzare il processo di check-in e check-out della tua casa vacanza.
- Rendi la gestione della tua casa vacanza più efficiente automatizzando la comunicazione con gli ospiti.
- Mantieni la tua casa vacanze in ottima forma migliorando la procedura di pulizia.
- Stupisci i tuoi ospiti con servizi e dispositivi intelligenti nella tua casa vacanza.
- Ottimizza il tuo business delle case vacanza usando un channel manager.
1. Usa la tecnologia per automatizzare il processo di check-in e check-out della tua casa vacanza.
Il processo di check-in è uno dei maggiori problemi operativi per le case vacanza. Molti proprietari affrontano la sfida di dover essere presenti al check-in e di dover viaggiare una certa distanza per raggiungere la loro proprietà o assumere qualcuno che si occupi del check-in per loro. Il traffico intenso o l’arrivo tardivo degli ospiti sono solo alcuni dei problemi che possono sorgere. Oggi, i processi automatizzati sono ancora più popolari tra i viaggiatori e gli host, permettendo di evitare scambi diretti pur mantenendo una procedura efficiente. Ti raccomandiamo le seguenti tecnologie per semplificare la gestione della tua casa vacanze.
Installa una serratura smart
Con una serratura intelligente puoi aprire la tua casa vacanza con uno smartphone o, in alcuni casi, anche con un’impronta digitale. Puoi concedere l’accesso a chiunque tu abbia bisogno via e-mail o SMS, sia che per i tuoi ospiti che per il personale di pulizia e manutenzione. Questo elimina la necessità di scambiare le chiavi personali o i problemi con gli ospiti che arrivano in anticipo o in ritardo. Avere una serratura intelligente nella tua struttura significa meno lavoro e maggiore sicurezza per la tua casa vacanza, dato che solo le persone autorizzate possono entrare nella proprietà.
Utilizza un sistema di fatturazione automatizzato
I sistemi di fatturazione automatizzati spesso coprono tutte le fasi del processo di fatturazione. Ad esempio puoi usare Vikey. Fondata in Italia, l’azienda offre un sistema a 360° progettato per semplificare l’intero processo di fatturazione. 
Nella loro intervista, i fondatori di Vikey, Luca Bernardoni (CEO) e Matteo Caruso (CTO) ci raccontano come il loro sistema copre le due fasi fondamentali di ogni check-in: la parte burocratica di raccolta delle tasse e dei documenti e la consegna effettiva delle chiavi. Il sistema di Vikey include sia un software dove gli ospiti possono caricare documenti importanti nell’hardware, sia una specie di apriporta che viene installato nell’appartamento.
Gli ospiti sono responsabili del caricamento dei documenti necessari, sollevando così i proprietari di case vacanze non solo dall’onere di dover essere presenti al check-in, ma anche dal lavoro burocratico. Il lavoro da host è fatto con un clic o una rapida telefonata.
2. Rendi la gestione della tua casa vacanza più efficiente automatizzando la comunicazione con gli ospiti.
Vuoi risparmiare il tempo speso a rispondere alle domande degli ospiti? Un’eccellente comunicazione è la chiave per offrire un’esperienza di prima classe agli ospiti e per gestire con successo una casa vacanza. Tuttavia, inviare messaggi agli ospiti attuali e futuri può essere estenuante e occupare molte ore della tua giornata. Fortunatamente, ci sono molti modi per velocizzare la comunicazione, superando le aspettative degli ospiti e lasciandoli impressionati dai tuoi brevi tempi di risposta.
Pianifica i tuoi messaggi
Programmare i messaggi è un ottimo modo per assicurarsi di mantenere un contatto frequente con i tuoi ospiti. Questo significa pianificare messaggi per i tuoi ospiti che saranno automaticamente inviati in una data e ora predefinita. Puoi usarli per avvisare gli ospiti durante le varie fasi del processo di prenotazione – dalla prenotazione all’arrivo, alla partenza e anche dopo il loro soggiorno. Puoi anche programmare messaggi con qualsiasi informazione importante che i viaggiatori devono sapere prima o all’arrivo, come il codice Wi-Fi o l’indirizzo completo della tua casa vacanza.
Prepara modelli di messaggi con risposte standard
Esamina le precedenti richieste dei viaggiatori e identifica le domande ricorrenti. Poi prepara dei modelli di messaggio con risposte standard basate su queste domande. Assicurati di salvarli per un uso futuro, magari in un documento di Google o in un foglio Excel. Personalizza sempre ogni messaggio, aggiungendo i nomi individuali dei tuoi ospiti e qualsiasi altra informazione specifica per la prenotazione.
Imposta il tuo risponditore automatico via e-mail
Se non puoi rispondere subito a un ospite, imposta il tuo risponditore automatico per condividere un breve messaggio. Puoi usarlo per dirgli quando ti aspetti di tornare da loro e anche includere informazioni importanti che potrebbero già rispondere alla loro domanda, come gli orari del check-in, le indicazioni per raggiungere la tua proprietà, ecc.
3. Mantieni la tua casa vacanza in forma migliorando la tua procedura di pulizia
Una struttura pulita e igienizzata è un fattore chiave per ottenere recensioni positive e più prenotazioni. Una gestione efficiente delle case vacanza significa che la tua casa è sempre pulita e pronta per la prossima prenotazione. Tuttavia, questo può essere uno dei compiti più spiacevoli e lunghi. Quindi, perché non usare alcuni gadget intelligenti o app organizzative per accelerare questo processo?
Usa gadget per la pulizia
Investi in un aspirapolvere robot per la tua casa vacanza. Questo potrebbe ridurre significativamente il tempo e lo sforzo necessari per pulire la tua proprietà tra un soggiorno e l’altro. Gli aspirapolvere e i mop robot lavorano secondo un programma predefinito e puoi controllarli tramite app. Questo significa che puoi pianificare in anticipo quando vuoi che puliscano la tua casa vacanze. Questi robot imparano a muoversi nella tua struttura e possono anche pulire quei posti difficili da raggiungere. Inoltre, non sono limitati a un solo tipo di pavimento e lavorano su moquette, pavimenti in legno, piastrelle, ecc.
Pianifica le tue pulizie in anticipo e imposta dei promemoria
Se stai usando un servizio di pulizia professionale, non aspettare che i tuoi ospiti se ne siano andati per programmare la prossima pulizia. Imposta un promemoria per contattare l’impresa di pulizie dopo aver ricevuto una prenotazione. Inoltre, prova ad usare un’impresa di pulizie che ti permetta di organizzare in massa tutte le tue prossime pulizie in anticipo, inviare messaggi, riprogrammare le pulizie e inviare i pagamenti in pochi click.
Gestisci una scorta di prodotti per le pulizie usando un’app
Usa un’applicazione di inventario come Sortly per tenere traccia dei prodotti di pulizia e degli articoli da bagno nella tua proprietà per semplificare la gestione della tua casa vacanza. Avere a disposizione le forniture necessarie è una parte importante per assicurare la soddisfazione degli ospiti. Mentre si comunica con gli ospiti e ci si prepara per gli arrivi, è facile sbagliare e dimenticare di sostituire articoli chiave come la carta igienica e il detersivo. Avere un’applicazione dove si può tenere traccia di tutte le forniture della vostra casa vacanze vi aiuterà ad evitare questo.
4. Stupisci i tuoi ospiti con servizi ed elettrodomestici smart nella tua casa vacanza
È sempre una buona idea pensare a come rendere la tua casa vacanza diversa dalle altre. Accessori smart non solo daranno alla tua casa vacanza un tocco di alta tecnologia, ma ti aiuteranno anche a ottimizzare ulteriormente la gestione della tua struttura, rendendo un host felice. Puoi provare alcuni dei seguenti apparecchi e servizi per ottimizzare la gestione della tua proprietà.
Installa un illuminazione intelligente e sensori di movimento
L’illuminazione intelligente è un vantaggio sia per gli ospiti che per i proprietari di casa. Se da un lato dà agli ospiti la sensazione di soggiornare in un alloggio di lusso e altamente tecnologico, dall’altro apporta benefici ai proprietari. I prodotti di illuminazione intelligente, come quelli di Philips Hue, ti permettono di controllare le luci tramite un’app, il che significa che puoi spegnere quelle che potrebbero essere state lasciate accese per sbaglio dopo che un ospite è uscito. Inoltre, è anche possibile impostare gli orari in cui le luci si accendono e si spengono automaticamente durante il giorno. Questo è particolarmente vantaggioso durante i periodi di vacanza perché dà l’impressione che qualcuno sia in casa e può prevenire i furti.
Inoltre, puoi anche installare dei sensori di movimento per aiutare a ridurre la tua bolletta elettrica. I sensori di movimento possono rilevare quali stanze non sono in uso e spegneranno automaticamente le luci.
Utilizza un termostato smart
Attiva il tuo termostato prima che gli ospiti arrivino nella tua casa vacanze. Questo significa che non dovranno entrare in una proprietà troppo fredda o calda, cosa che sicuramente apprezzeranno. È anche possibile utilizzare un termostato intelligente per regolare la temperatura e impostare le restrizioni. Gli ospiti potrebbero far esplodere l’aria condizionata in estate o il riscaldamento in inverno e dimenticare di spegnerlo quando se ne vanno per il giorno. Un termostato intelligente, come questo popolare di Tado, allevia questo problema utilizzando l’automazione della temperatura e permettendoti di controllarlo a distanza.
Investi in un assistente virtuale
Gli assistenti virtuali stanno diventando sempre più frequenti nelle case e questi possono anche essere grandi aggiunte alla vostra casa vacanza. Trasforma il tuo Google Assistant o Amazon Alexa nell’assistente virtuale del tuo ospite e lascialo agire come il loro personale servizio di portineria. Un assistente virtuale è particolarmente vantaggioso per i proprietari di case che non possono essere presenti al check-in, in quanto è possibile programmarlo per dare alcune informazioni in base a trigger vocali e fare un tour virtuale della proprietà.
5. Ottimizza il tuo business delle case vacanza usando un Channel Manager
Un channel manager come Bookiply può semplificare significativamente la gestione della tua casa vacanza. Non solo sarai presente sui portali di viaggio più popolari, ma avrai anche tutte le tue prenotazioni in un calendario sincronizzato, riducendo la probabilità di doppie prenotazioni accidentali e quel lavoro manuale extra. A Bookiply, offriamo anche un team di assistenza clienti multilingue che è disponibile sette giorni su sette. Il nostro team facilita la comunicazione tra host e viaggiatori, occupandosi di prenotazioni, cancellazioni e ulteriori richieste, e ti toglie questo compito dalle mani.
Lavorare con un channel manager è una soluzione facile e completa che ti libererà dal lavoro amministrativo che deriva dalla gestione di una casa vacanza. Questo significa che passerai meno tempo a occuparti delle comunicazioni con gli ospiti, delle domande del check-in e dell’organizzazione del calendario della tua proprietà e avrai più tempo per concentrarti sulla creazione di un’esperienza eccellente per gli ospiti. E ancora meglio, avrete anche tempo extra per altri hobby che potreste aver dovuto saltare in passato. Quindi perché non provare ad usare un software di gestione delle case vacanze come Bookiply oggi stesso?
Adesso è il tuo turno di semplificare la gestione della tua casa vacanza utilizzando l’automazione. Quindi prova alcune delle nostre idee! Questo renderà la gestione della tua casa vacanze un’esperienza più semplice e allo stesso tempo libererà più tempo libero per te e rimetterà il divertimento nell’ospitare.
