“Non avrete più bisogno delle chiavi” – Intervista con Vikey

I processi di check-in automatizzati e le tecnologie intelligenti stanno diventando sempre più importanti, in particolare nel settore delle case vacanza. In una recente intervista con i fondatori di Vikey, Luca Bernardoni (CEO) e Matteo Caruso (CTO), abbiamo parlato le ultime tendenze e del futuro dei check-in.

Le Smart Technologies stanno diventando sempre più importanti nelle nostre vite. Quale ruolo giocano nell’industria delle case vacanza?

Luca & Matteo:  Il mercato è in rapida evoluzione e questi sviluppi stanno creando maggiori aspettative in riferimento a servizi come il wi-fi o i sistemi di domotica. In questo ambito c’è molto potenziale, perché questi servizi attraggono più ospiti e aumentano le prenotazioni. Tra le aree in cui queste nuove tecnologie possono fare la differenza, il processo di check-in rimane uno dei maggiori problemi operativi per i proprietari di case vacanza. I check-in, inoltre, hanno un impatto significativo sulle recensioni. Soprattutto con l’introduzione di nuove tecnologie, c’è una grande richiesta per ciò che riguarda processi di check-in automatizzati e standardizzati, che rendono la gestione della casa vacanza più semplice per i padroni di casa e migliore l’esperienza degli ospiti.Prima o poi, i padroni di casa dovranno quindi essere in grado di rispondere a questa domanda.

Parlate di impatto significativo sulle recensioni. Quali sono gli altri vantaggi dei check-in automatici?

Luca & Matteo: Molti padroni di casa devono essere presenti al momento del check-in. La distanza dalla proprietà, il traffico intenso, l’arrivo degli ospiti in ritardo o la mancanza di competenza del personale addetto al check-in sono solo alcuni dei problemi che possono essere risolti con check-in automatici. Sarà possibile aprire la porta da remoto sia per gli ospiti che per i collaboratori, ad esempio gli addetti alle pulizie, semplicemente con un click sull’app.

Come funziona esattamente il check-in automatico?

Luca & Matteo: In generale, ogni check-in, anche non automatizzato, è diviso in due passaggi fondamentali. Da un lato c’è la parte di carattere burocratico, dove dati dei viaggiatori, documenti e tasse devono essere raccolti, e, dall’altro lato, c’è la vera e propria presenza sul posto, con la consegna delle chiavi e l’apertura della porta. Vikey copre entrambe le fasi. Il sistema è costituito da un software, un sito web ottimizzato per il cellulare, in cui i clienti possono caricare documenti importanti, e da un hardware, una sorta di apriporta, che viene installato in casa. Si tratta, per così dire, di un sistema a 360° che è stato progettato per semplificare l’intero processo di check-in. Poiché agli ospiti viene data la responsabilità di caricare i documenti necessari, i padroni di casa non solo non devono essere presenti in un determinato momento, ma non dovranno gestire nemmeno la componente burocratica del check-in. Basterà un solo clic o una breve chiamata.

Ogni idea ha una sua origine – qual è la storia di Vikey?

Luca & Matteo: L’idea è nata da una situazione di difficoltà di un amico, che all’epoca gestiva più di 40 appartamenti a Roma. Come molti altri padroni di casa, non era più in grado di gestire da solo tutte le sue strutture e ci chiese di trovare una soluzione. Quello fu il punto di partenza. Quando abbiamo compreso la necessità di trovare una soluzione standardizzata per i check-in nelle grandi città, abbiamo deciso di rendere il nostro sistema accessibile e abbiamo fondato Vikey.

Quindi Vikey è adatto solo per appartamenti in affitto in grandi città come Roma?

Luca & Matteo: Il mercato di riferimento sono le grandi città, ma Vikey può essere installato anche in una casa di campagna o in una villa. Ora siamo in grado di offrire il nostro prodotto anche a clienti internazionali in Italia, Francia, Spagna, Israele e Germania.

Quanto è complicato installare Vikey?

Luca & Matteo: Innanzitutto, la struttura viene ispezionata per verificare che sia compatibile con l’hardware. Questo richiede un solo giorno. Poi, i padroni di casa devono pianificare una settimana per l’installazione, a seconda delle prenotazioni e delle disponibilità della struttura. Il sistema può essere installato da qualsiasi tecnico.

Vikey offre 3 diversi modelli di abbonamento. Quali sono i servizi inclusi nei pacchetti?

Luca & Matteo: Il primo modello è il nostro “web concierge” online (Vikey Digital), che include il check-in online, gestito come i check-in delle compagnie aeree, la gestione delle tasse di soggiorno e tutte le questioni burocratiche. Il secondo modello si chiama ‘Vikey Mini’ ed è tipicamente utilizzato dai clienti che gestiscono hotel e B&B. Un dispositivo è installato accanto al citofono dell’appartamento e permette all’ospite di aprire la porta d’ingresso dell’edificio e la porta dell’appartamento tramite il suo smartphone. Il terzo e più completo modello è il nostro più grande vantaggio competitivo; chiamato ‘Vikey Full’, offre tutte le funzionalità appena elencate e un sistema per consentire la comunicazione tra ospiti e padrone di casa tramite il citofono della struttura. Quando l’ospite suona il campanello, fa scattare una chiamata sul cellulare del padrone di casa. Quest’ultimo può identificare gli ospiti a distanza e aprire la porta con un solo clic grazie all’app. Ci sono due grandi vantaggi: il meccanismo è intuitivo e l’ospite non avrà neanche bisogno di una connessione internet o di uno smartphone. I proprietari di casa possono anche combinare le diverse funzionalità di questi modelli per le loro strutture. Ad esempio, in un complesso residenziale, è possibile avere un ‘Vikey Full’ all’ingresso principale e più ‘Vikey Mini’ alle porte dei singoli appartamenti.

Sul vostro sito web, dite che Vikey si traduce in notevoli risparmi per i clienti. Potete spiegare brevemente perché?

Luca & Matteo: In media, un check-in effettuato di persona costa 20€. Questi check-in possono diventare molto costosi e dispendiosi in termini di tempo, indipendentemente dal tipo di attività di affitto. Il cinquanta per cento dei nostri clienti sono privati che affittano la loro casa vacanza stagionalmente e l’altra metà è costituita da imprenditori che hanno fatto carriera affittando centinaia di case vacanza. Il check-in comporta difficoltà finanziarie e temporali sia per i privati, che devono assumere un’agenzia esterna o trascorrere gran parte del loro tempo libero nella casa vacanza, che per i professionisti, che organizzano check-in paralleli per diverse decine di appartamenti con tempi di check-in simili. Tuttavia, con un sistema di check-in automatico, entrambi potranno risparmiare tempo e denaro, in quanto una o due persone potranno gestire a distanza tutti i check-in per tutte le strutture.

Qual è la reazione, in generale, a prodotti tecnologicamente avanzati come il vostro? Ci sono scettici che non sono così aperti al salto tecnologico?

Luca & Matteo: Naturalmente abbiamo affrontato la nostra buona dose di scetticismo. Spesso i proprietari di casa sono preoccupati dal fatto di non incontrare personalmente i loro ospiti. Il fatto è che la maggior parte degli ospiti non vuole o ha la necessità di ricevere accoglienza di persona – specialmente quando il check-in avviene nel bel mezzo della notte. Prima di tutto, ciò che vogliono è arrivare in tutta sicurezza e godersi la loro privacy. Inoltre, è molto difficile trovare lo staff perfetto che si occupi di consegnare le chiavi di persona. Non tutte le agenzie di check-in dispongono di personale professionale. Con un processo automatizzato queste preoccupazioni saranno solo un ricordo.

E che cosa si può dire per quanto riguarda la “sicurezza” quando non si incontrano più gli ospiti di persona?

Luca & Matteo: Abbiamo integrato un processo di identificazione per questo motivo. Gli ospiti possono caricare foto di se stessi con il proprio passaporto o carta d’identità prima o durante il check-in online. Lo stesso standard di sicurezza con cui operano le banche.

E cosa pensate riguardo a futuri sviluppi tecnologici? Come potrebbe essere un check-in tra 10 anni?

Luca & Matteo: Partiamo dal presupposto che nel giro di pochi anni tutto sarà gestito interamente da dispositivi elettronici come i nostri smartphone. Non ci sarà bisogno di chiavi, né per le auto né per le porte. Crediamo anche che il modo in cui vengono effettuate le prenotazioni nel settore delle case vacanza cambierà radicalmente. Sarà semplice come scegliere un film su Netflix. Gli ospiti arriveranno in città, sceglieranno un appartamento – nulla di più. In questo scenario, i check-in automatici saranno assolutamente indispensabili e tutte le informazioni importanti per accedere a una struttura saranno disponibili in qualsiasi momento.