Die Rolle des Gastgebers kann Ihnen eine Menge abverlangen. Zwischen der Verwaltung mehrerer Buchungen, An- und Abreisen sowie der Kommunikation mit den Gästen steht wahrscheinlich wenig freie Zeit für andere Dinge zur Verfügung. Aber eine Ferienwohnung zu betreiben, kann auch weniger komplex und zeitaufwendig sein. Glücklicherweise leben wir in einem Zeitalter mit vielen technologischen Fortschritten, die die Verwaltung einer Ferienwohnung weniger zeitaufwendig machen. Wir haben eine Liste mit 5 hilfreichen Tipps zusammengestellt, die Ihnen zeigen, wie Sie durch eine automatisierte Ferienvermietung mit weniger Aufwand noch mehr Buchungen erhalten
- Technisieren Sie den Check-in und Check-out Prozess Ihrer Ferienwohnung
- Automatisieren Sie die Kommunikation mit Ihren Gästen für eine höhere Effizienz
- Halten Sie Ihre Ferienwohnung in Schuss, indem Sie Ihr Reinigungskonzept verbessern
- Beeindrucken Sie Gäste mit Smart Home Systemen
- Optimieren Sie Ihre Ferienvermietung mit Hilfe eines Channel Managers
1. Technisieren Sie den Check-in und Check-out Prozess Ihrer Ferienwohnung
Der Check-in-Prozess birgt eines der größten organisatorischen Probleme in der Ferienvermietung. Viele Gastgeber stehen vor der Herausforderung, beim Check-in anwesend sein zu müssen, und dafür eine weite Strecke zu fahren. Andere müssen sogar jemanden einstellen, der den Check-in für Sie übernimmt. Starker Verkehr oder verspätet eintreffende Gäste sind dann Vorkommnisse, die an den Nerven zerren und den eng getakteten Zeitplan durcheinander bringen. Heutzutage sind automatisierte Prozesse bei Reisenden und Gastgebern immer beliebter, da es beim Check-in und Check-out keinen Verwalter vor Ort bedarf und trotzdem ein effizienter Ablauf gewährleistet ist. Wir empfehlen die folgenden Technologien, um die Verwaltung Ihrer Ferienwohnung zu vereinfachen.
Install a Smart Lock
Ein Smart Lock ist ein elektromechanisches Schloss, das durch Verbinden mit einem autorisierten Smartphone entriegelt, verriegelt oder in manchen Fällen sogar per Fingerabdruck geöffnet werden kann. Mit Hilfe dieses Schlosses können Sie per E-Mail oder SMS Zugang zu Ihrer Ferienwohnung gewähren, egal ob es sich um Ihre Gäste oder das Reinigungs- und Wartungspersonal handelt. So entfällt die Notwendigkeit, persönlich die Schlüssel übergeben oder bei abweichenden Ankunftszeiten der Gäste ständig abrufbereit sein zu müssen. Ein intelligentes Schloss am Eingang Ihrer Immobilie bedeutet weniger Arbeit und mehr Sicherheit für Ihr Ferienhaus, da nur autorisierte Personen das Grundstück betreten können.
Verwenden Sie ein automatisiertes Check-in-System
Automatisierte Check-in-Systeme gehen in der Regel einen Schritt weiter und decken alle Stufen des Check-in-Prozesses ab. Nehmen wir Vikey als Beispiel! Das in Italien gegründete Unternehmen bietet ein 360°-System, das den gesamten Check-in-Prozess vereinfachen soll. 
In einem Interview erzählen uns die Vikey-Gründer Luca Bernardoni (CEO) und Matteo Caruso (CTO) hier, wie ihr System die zwei grundlegenden Schritte eines jeden Check-Ins abdeckt – den bürokratischen Teil des Sammelns von Steuern und Dokumenten und die eigentliche Schlüsselübergabe. Das System von Vikey umfasst sowohl eine Software, in der die Kunden wichtige Dokumente hochladen können, als auch eine Hardware, die eine Art Türöffner ist, der in der Ferienwohnung installiert wird.
Die Gäste sind für das Hochladen der notwendigen Dokumente verantwortlich, so dass der Vermieter nicht nur von der Last befreit ist, beim Check-in anwesend sein zu müssen, sondern auch von der bürokratischen Arbeit. Die Arbeit des Gastgebers ist mit einem Klick oder einem kurzen Anruf erledigt.
2. Automatisieren Sie die Kommunikation mit Ihren Gästen für eine höhere Effizienz
Möchten Sie Zeit bei der Beantwortung von Gästefragen sparen? Exzellente Kommunikation ist der Schlüssel zu einem erstklassigen Gästeerlebnis und einer erfolgreichen Ferienvermietung. Allerdings kann die Kommunikation mit künftigen und aktuellen Gästen anstrengend sein und viele Stunden Ihres Tages in Anspruch nehmen. Zum Glück gibt es viele Möglichkeiten, die Kommunikation mit Gästen gezielt zu steuern, die Erwartungen der Gäste zu übertreffen und sie mit Ihrer kurzen Reaktionszeit zu beeindrucken.
Planen Sie Ihre Nachrichten im Voraus
Das Planen von Nachrichten ist eine großartige Möglichkeit, um mit Ihren Gästen stetig im Kontakt zu bleiben. Das bedeutet, dass Sie Nachrichten für Ihre Gäste schreiben und diese dann automatisch an einem vordefinierten Datum und zu einer vordefinierten Uhrzeit, oder von einer Buchung ausgelöst, versandt werden. Sie können dies nutzen, um Ihre Gäste in verschiedenen Phasen des Buchungsprozesses zu benachrichtigen – von der Reservierung über die Ankunft und Abreise bis hin zur Zeit nach ihrem Aufenthalt. Sie können auch Nachrichten mit allen wichtigen Informationen anlegen, die Reisende vor oder bei der Ankunft wissen müssen, wie z. B. den WLAN-Schlüssel oder die vollständige Adresse Ihrer Ferienwohnung.
Vorbereiten von Nachrichtenvorlagen mit Standardantworten
Gehen Sie frühere Anfragen von Reisenden durch und identifizieren Sie wiederkehrende Fragen. Bereiten Sie dann Nachrichtenvorlagen mit Standardantworten vor, die auf diesen Fragen basieren. Speichern Sie jene Vorlagen für die spätere Verwendung, z. B. in einem Google-Dokument oder einer Excel-Tabelle. Personalisieren Sie jede Nachricht, indem Sie die individuellen Namen Ihrer Gäste und alle anderen buchungsspezifischen Details hinzufügen.
Richten Sie Ihren E-Mail-Autoresponder ein
Wenn Sie einem Gast nicht sofort antworten können, richten Sie Ihren Autoresponder ein, um ihm eine kurze Nachricht zukommen zu lassen. Darin können Sie dem Gast mitteilen, wann Sie sich voraussichtlich wieder bei ihm melden und auch wichtige Informationen einfügen, die vielleicht schon seine Anfrage beantworten, wie z. B. Check-in-Zeiten, Wegbeschreibungen zu Ihrem Anwesen usw.
3. Halten Sie Ihre Ferienwohnung in Schuss, indem Sie Ihr Reinigungskonzept verbessern
Eine saubere, aufgeräumte Ferienwohnung ist ein unerlässlicher Faktor für positive Bewertungen und letztendlich auch für Buchungen. Eine effiziente Ferienvermietung bedeutet auch, dass Ihre Ferienunterkunft immer schnell gereinigt und für die nächste Buchung bereit ist. Dies kann jedoch eine der unangenehmsten und zeitaufwendigsten Aufgaben sein. Warum also nicht in einige smarte Gadgets oder Organisations-Apps investieren, um diesen Prozess zu beschleunigen?
Integrieren Sie technische Spielereien und Apps in Ihre Reinigungsroutine
Investieren Sie in einen Staubsauger- oder Wisch-Roboter für Ihre Ferienwohnung. Diese könnten den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Reinigung Ihrer Immobilie zwischen den Aufenthalten erheblich reduzieren. Saug- und Wischroboter arbeiten nach einem vordefinierten Zeitplan und können von Ihnen per App gesteuert werden. Das heißt, Sie können im Voraus planen, wann sie Ihre Ferienwohnung reinigen sollen. Diese Roboter lernen, durch Ihr Mietobjekt zu navigieren und können sogar an schwer zugängliche Stellen gelangen. Außerdem sind sie nicht auf eine bestimmte Art von Boden beschränkt und arbeiten auf Teppich, Holzböden, Fliesen, etc.
Planen Sie Ihre Reinigungen im Voraus und setzen Sie Erinnerungen
Wenn Sie eine professionelle Reinigungsfirma beauftragen, sollten Sie mit der Planung der nächsten Reinigung nicht warten, bis Ihre Gäste abgereist sind. Setzen Sie eine Erinnerung, um Ihre Reinigungsfirma zu kontaktieren, nachdem Sie eine Buchung erhalten haben. Versuchen Sie außerdem, mit einer Reinigungsfirma zusammenzuarbeiten, die es Ihnen ermöglicht, alle anstehenden Reinigungen im Voraus zu organisieren, Nachrichten zu senden, Termine zu verschieben und Zahlungen mit nur wenigen Klicks zu tätigen.
Keep Stock of Cleaning Products Using an App
Die Verwendung einer App wie Sortly, um den Überblick über die Reinigungsprodukte und Toilettenartikel in Ihrer Ferienwohnung zu behalten, wird Ihnen bei der Verwaltung sehr helfen. Die Verfügbarkeit von Produkten des täglichen Bedarfs ist ein wichtiger Bestandteil, um die Zufriedenheit der Gäste zu gewährleisten. Während der Kommunikation mit den Gästen und der Vorbereitung auf die Ankunft kann es leicht passieren, dass wichtige Artikel wie Toilettenpapier und Spülmittel vergessen werden. Eine App, mit der Sie den Überblick über alle Vorräte in Ihrer Ferienwohnung behalten können, wird sie dabei unterstützen, dies zu vermeiden.
4. Beeindrucken Sie Gäste mit Smart Home Systemen
Fragen Sie sich manchmal, wie Ihre Ferienwohnung aus der Masse herausstechen könnte? Es ist immer eine gute Idee, darüber nachzudenken, wie Sie ihre Gäste glücklich machen können – denn zufriedene Gäste tätigen Buchungen und machen so auch Gastgeber glücklich! Intelligente Technologien und Smart Home Systeme verleihen Ihrer Ferienwohnung nicht nur das gewisse High-Tech-Feeling, sondern helfen Ihnen auch dabei, Ihr Geschäft mit der Ferienvermietung noch weiter zu optimieren. Probieren Sie die folgenden Geräte und Ausstattungen doch mal aus, um Ihrer schönen Ferienwohnung den letzten Schliff zu verpassen.
Installieren Sie eine intelligente Beleuchtung und Bewegungssensoren
Eine intelligente Lichtsteuerung ist sowohl für Gäste als auch für Gastgeber ein Gewinn. Während es den Gästen das Gefühl gibt, in einer luxuriösen, hochtechnologischen Unterkunft zu wohnen, profitieren auch die Gastgeber davon. Intelligente Beleuchtungsprodukte, wie z. B. von Philips Hue, ermöglichen es Ihnen, die Leuchtmittel über eine App zu steuern, d. h. Sie können alle Lampen ausschalten, die versehentlich angelassen wurden, nachdem ein Gast gegangen ist. Darüber hinaus können Sie auch Zeiten festlegen, zu denen sich das Licht im Laufe des Tages automatisch ein- und ausschalten soll. Vor allem bei Leerständen oder an buchungsfreien Tagen ist diese Funktion von Vorteil, denn sie kann sogar Einbrüche verhindern: Über die Steuerung der Beleuchtung können Sie den Eindruck erwecken, das Haus sei gerade bewohnt.
Zusätzlich besteht die Option, Bewegungssensoren zu installieren, um Ihre Stromrechnung zu senken und Ihre Ferienwohnung umweltbewusst zu vermieten. Bewegungssensoren können erkennen, welche Räume gerade nicht benutzt werden und schalten die Lichter automatisch aus.
Verwenden Sie ein intelligentes Thermostat
Aktivieren Sie die Heizung oder Klimaanlage, bevor Ihre Gäste in der Ferienwohnung antreffen. So müssen sie nach einer langen Reise kein zu kaltes oder zu warmes Haus betreten, was sie sicherlich zu schätzen wissen werden. Alternativ besteht die Möglichkeiten, ein intelligentes Thermostat zu verwenden, um die Temperatur zu regulieren und Einschränkungen für den Gebrauch desselben festzulegen. Es kann vorkommen, dass Gäste die Klimaanlage im Sommer oder die Heizung im Winter auf Hochtouren laufen lassen und vergessen, sie wieder auszuschalten, wenn sie abreisen. Ein intelligentes Thermostat, wie dieses beliebte von Tado, nimmt sich dieses Problems an, indem es die Temperatur automatisch regelt und Sie es aus der Ferne über Ihr Smartphone per App steuern können.
Investieren Sie in einen virtuellen Assistenten
Virtuelle Assistenten werden in Haushalten immer häufiger eingesetzt, und diese können auch eine großartige Ergänzung für Ihre Ferienwohnung sein. Verwandeln Sie Ihren Google Assistant oder Amazon Alexa in den eigenen virtuellen Assistenten Ihres Gastes und lassen Sie ihn als dessen persönlichen Concierge-Service agieren. Ein virtueller Assistent ist besonders vorteilhaft für Hausbesitzer, die beim Check-in nicht anwesend sein können. Sie können ihn so programmieren, dass er bestimmte Informationen auf Basis von Sprachaus
5. Optimieren Sie Ihre Ferienvermietung mit Hilfe eines Channel Managers
Die Verwendung eines Channel Managers wie Bookiply kann die Verwaltung Ihrer Ferienwohnung erheblich vereinfachen. Sie werden nicht nur auf den beliebtesten Reiseportalen präsent sein, sondern Sie werden auch alle Ihre Buchungen in einem synchronisierten Kalender haben. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit von versehentlichen Doppelbuchungen und die zusätzliche manuelle Arbeit. Bei Bookiply bieten wir außerdem ein mehrsprachiges Kundenservice-Team, das sieben Tage in der Woche erreichbar ist. Unser Team erleichtert die Kommunikation zwischen Gastgebern und Reisenden, kümmert sich um Buchungen, Stornierungen sowie weitere Fragen und nimmt Ihnen somit diese Aufgabe ab.
Die Zusammenarbeit mit einem Channel Manager ist eine einfache All-in-One-Lösung, die Sie von der administrativen Arbeit befreit, die mit dem Betrieb einer Ferienwohnung einhergeht. Das bedeutet, dass Sie weniger Zeit damit verbringen, sich mit der Gästekommunikation, Check-in-Fragen und der Organisation des Kalenders Ihrer Immobilie zu beschäftigen und mehr Zeit haben, sich um die liebevollen Details und Gesten für Ihre Gäste. Und was noch besser ist, Sie werden auch mehr Zeit für andere Hobbys haben, die Sie in der Vergangenheit vielleicht vernachlässigen mussten. Warum also nicht noch heute eine Plattform zur Verwaltung von Ferienwohnungen wie Bookiply ausprobieren?
Jetzt sind Sie an der Reihe, Ihre Ferienvermietung durch Automatisierung zu vereinfachen. Also bleiben Sie dran und probieren Sie einige unserer Ideen aus! Dies wird den Betrieb Ihrer Ferienwohnung zu einer einfacheren Erfahrung machen, während Sie gleichzeitig mehr Freizeit für sich selbst haben und wieder Spaß daran finden, ein toller Gastgeber zu sein.
