Insbesondere in der Branche für Ferienunterkünfte werden automatisierte Check-in-Prozesse und intelligente Technologien immer wichtiger. In einem persönlichen Gespräch mit den Vikey-Gründern Luca Bernardoni (CEO) und Matteo Caruso (CTO) haben wir uns über die neuesten Technologietrends und die Zukunft des Check-in unterhalten.
Was ist Vikey? Vikey ist ein automatisiertes Check-in-System, mit dem Gastgeber ihre Türen für Gäste über eine App oder einen Intercom-Anruf öffnen können. Dank der Self-Check-in-Funktion können Gäste die Wohnung auch völlig autonom betreten. Vikey, eine Idee, die 2017 in der chaotischen Hauptstadt Italiens ihre Geburtsstunde erlebte, hat sich bereits in europäischen Metropolen durchgesetzt.
Intelligente Technologien werden immer mehr zu einem integralen Bestandteil unseres täglichen Lebens. Welche Rolle spielen sie heute in der Branche für Ferienunterkünfte?
Luca & Matteo: Der Markt entwickelt sich rasant und dieser Wandel stellt hohe Erwartungen an Ferienunterkünfte und deren technische Einrichtungen wie WLAN oder Smart Home Systeme. Da diese Ausstattungen immer mehr Gäste anziehen und die Buchungen steigern, schlummert hier viel Potenzial. Zu den Bereichen, in denen der technische Fortschritt den größten Unterschied machen kann, gehört der Check-in-Prozess bei Ferienunterkünften, da dieser nach wie vor als einer der größten Störfaktoren im Betriebsablauf gilt. Gleichzeitig haben die Check-ins jedoch einen deutlichen Einfluss auf die Bewertungen. Somit wächst auch der Bedarf an einem automatisierten und standardisierten Check-in-Prozess, der sowohl dem Gastgeber als auch den Gästen das Leben erleichtert. Früher oder später müssen Eigentümer von Ferienunterkünften auf diese Nachfrage reagieren.
Sie sprechen von positiven Auswirkungen auf die Bewertungen. Welche weiteren Vorteile hat ein automatisierter Check-in?
Luca & Matteo: Viele Gastgeber stehen vor der Herausforderung, beim Check-in persönlich anwesend sein zu müssen. Die Distanz zur Immobilie, die verspätete Ankunft der Gäste, starker Verkehr oder mangelnde Kompetenz des Check-in-Personals sind nur einige der Probleme, die mit Hilfe eines automatisierten Systems gelöst werden können. Für die Gäste oder Servicepartner, z. B. den Reinigungsservice, kann die Tür einfach über die App per Fernzugriff geöffnet werden.
Wie genau funktionieren automatisierte Check-ins?
Luca & Matteo: Im Allgemeinen ist für Gastgeber jeder Check-in, auch ein nicht automatisierter, in zwei grundlegende Schritte unterteilt. Auf der einen Seite steht der bürokratische Teil, mit Formalitäten, Dokumenten und Steuern, und auf der anderen Seite der Empfang der Gäste vor Ort, die Schlüsselübergabe und das Öffnen von Türen. Vikey deckt diese beiden Schritte ab. Das System selbst besteht aus einer Software, einer für das Handy optimierten Website, wo wichtige Dokumente hochgeladen werden können, sowie einer Hardware, einer Art Türöffner, die in der Ferienimmobilie installiert ist. Es handelt sich sozusagen um ein 360°-System, das entwickelt wurde, um den gesamten Check-in-Prozess zu vereinfachen. Da die Gäste die Verantwortung für das Hochladen der notwendigen Dokumente tragen, sind die Gastgeber nicht nur von der Last der Anwesenheit zu einem bestimmten Zeitpunkt befreit, sondern auch von der bürokratischen Komponente des Check-in. Die Arbeit des Gastgebers ist mit einem Klick oder einem kurzen Anruf erledigt.
Jede Idee hat ihren Ursprung – was ist die Geschichte von Vikey?
Luca & Matteo: Die Idee wurde von der schwierigen Situation eines Freundes inspiriert, der damals mehr als 40 Wohnungen in Rom verwaltete. Wie viele andere Gastgeber konnte er die Menge an Check-ins nicht mehr alleine bewältigen und bat uns, eine Lösung für ihn zu entwickeln. So fing alles an. Als wir die Notwendigkeit einer standardisierten Check-in-Lösung in Großstädten sahen, beschlossen wir, unser System öffentlich zugänglich zu machen, und gründeten Vikey.
Ist Vikey also nur für Ferienwohnungen in Großstädten wie Rom geeignet?
Luca & Matteo: Der Kernmarkt sind Großstädte, aber Vikey kann auch in einem Landhaus oder einer Villa installiert werden. Mittlerweile beliefern wir auch internationale Kunden in Italien, Frankreich, Spanien, Israel und Deutschland.
Wie komplex gestaltet sich die Installation?
Luca & Matteo: Zuerst wird eine Immobilie auf ihre Kompatibilität mit der Hardware überprüft. Das wird innerhalb eines Tages erledigt. Unsere Kunden sollten dann etwa eine Woche für die eigentliche Installation einplanen, das ist jedoch ganz abhängig von den aktuellen Buchungen und der Auslastung der Immobilie. Das System kann auch von jedem Techniker installiert werden.
Vikey bietet 3 verschiedene Abo-Modelle an. Welche Leistungen sind in den Paketen enthalten?
Luca & Matteo: Unser erstes Modell ist unser Online-Web-Concierge (Vikey Digital), der den Online-Check-in, wie bei einem Check-in vor einer Flugreise, die Abwicklung der Kurtaxe und alle bürokratischen Angelegenheiten beinhaltet. Das zweite Modell heißt ‚Vikey Mini‘ und wird typischerweise von Kunden verwendet, die Hotels und B&Bs verwalten. Eine Vorrichtung wird neben der Gegensprechanlage in der Wohnung installiert und ermöglicht es dem Gastgeber, die Eingangstür und die Wohnungstür mit seinem Smartphone zu öffnen. Das dritte und umfassendste Modell ist unser größter Wettbewerbsvorteil. ‚Vikey Full‘ bietet alle oben genannten Funktionen sowie ein System zur Kommunikation zwischen Gast und Gastgeber über die Gegensprechanlage der Ferienunterkunft. Wenn der Gast an der Tür klingelt, löst er einen Anruf auf dem Handy des Gastgebers aus. Dieser kann die Gäste aus der Ferne identifizieren und mit nur einem Klick in der App die Tür öffnen. Hier gibt es zwei große Vorteile: Erstens ist der Mechanismus für den Gast intuitiv und zweitens benötigt er keine Internetverbindung oder ein Smartphone. Eigentümer können auch verschiedene Komponenten der Modelle für ihre Immobilien kombinieren und so individuell anpassen. In einer Wohnanlage können Sie z. B. einen Vikey Full am Haupteingang und viele Vikey Mini an den einzelnen Wohnungstüren benutzen.
Auf Ihrer Website erwähnen Sie, wie man mit Vikey große Einsparungen erzielen kann. Können Sie diese Aussage kurz erläutern?
Luca & Matteo: Im Durchschnitt kostet ein persönlicher Check-in 20 €. Diese Check-ins können sehr zeitaufwendig und teuer werden. Fünfzig Prozent unserer Kunden sind Privatpersonen, die ihr Ferienhaus saisonal untervermieten, und die andere Hälfte besteht aus Unternehmern, die es sich zur Aufgabe gemacht haben, Hunderte von Ferienhäusern zu vermieten. Check-ins führen zu finanziellen und zeitlichen Schwierigkeiten sowohl für die Privatperson, die eine externe Agentur beauftragen oder einen Großteil ihrer Freizeit in der Ferienwohnung verbringen muss, als auch für die Unternehmer, die parallel Check-ins für mehrere Dutzend Ferienwohnungen mit ähnlichen Check-in-Zeiten zu organisieren haben. Mit einem automatisierten Check-in-System sparen beide Gruppen viel Zeit und Geld, da ein oder zwei Personen alle Check-ins für die Ferienunterkünfte unabhängig von ihrem Standort verwalten können.
Wie ist die allgemeine Reaktion auf technisch fortschrittliche Produkte wie Ihre? Gibt es Skeptiker, die dem technologischen Wandel nicht so offen gegenübertreten?
Luca & Matteo: Natürlich gab es auch Skeptiker. Häufig haben wir von Hausbesitzern die Sorge gehört, dass sie ihre Gäste nicht mehr persönlich treffen werden. Tatsache ist, dass die meisten Gäste nicht unbedingt persönlich begrüßt werden müssen oder darauf bestehen – besonders wenn der Check-in mitten in der Nacht stattfindet. In erster Linie wollen sie sicher in ihrer Bleibe ankommen und ihre Privatsphäre genießen. Darüber hinaus ist es sehr schwierig, das perfekte Personal für die persönliche Schlüsselübergabe zu finden. Nicht alle Check-in-Agenturen verfügen über professionelles Servicepersonal. Mit einem automatisierten Prozess müssen Eigentümer sich keine Sorgen mehr um diese Faktoren machen.
Und was ist mit dem Aspekt „Sicherheit“, wenn man die Gäste nicht mehr persönlich trifft?
Luca & Matteo: Zu diesem Zweck haben wir einen Identifikationsprozess integriert. Die Gäste können vor oder während des Online-Check-in Fotos von sich selbst mit ihrem Reisepass oder Personalausweis hochladen. Dies entspricht dem gleichen Sicherheitsstandard, mit dem Banken arbeiten.
Wie sehen Sie die technologische Entwicklung in dieser Branche? Wie könnte ein Check-in in 10 Jahren aussehen?
Luca & Matteo: Wir gehen davon aus, dass in naher Zukunft alles vollständig von Geräten wie unseren Smartphones verwaltet wird. Schlüssel wird man nicht mehr brauchen – weder für Autos noch für Türen. Wir glauben auch, dass sich die Art und Weise, wie Reservierungen und Buchungen in der Branche vorgenommen werden, drastisch ändern wird. Es wird so einfach sein, wie die Auswahl eines Films auf Netflix. Die Gäste kommen in einer Stadt an, suchen sich eine Wohnung aus – und das war’s. Dabei sind automatisierte Check-Ins absolut unerlässlich und alle wichtigen Zugangsinformationen werden auch von unterwegs aus verfügbar sein.
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