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Écrit par Gianna Nies
« Plus besoin de clés » – en conversation avec Vikey

Les check-in automatisés et les technologies intelligentes prennent de plus en plus d’importance, en particulier dans l’industrie de location de vacances. Lors d’une conversation avec les fondateurs de Vikey, Luca Bernardoni (CEO) et Matteo Caruso (CTO), nous avons abordé ces dernières tendances technologiques ainsi que l’avenir des check-in.

Qu’est-ce que Vikey ? Vikey est un système d’enregistrement automatisé qui permet aux hôtes d’accueillir les invités dans leur logement à l’arrivée, via une application ou un appel intercom. Grâce à l’option du self-check-in, le client peut également entrer dans l’appartement de façon tout à fait autonome. Vikey, cette initiative mise au point originairement en 2017, dans la capitale italienne, devient de plus en plus populaire dans le reste des métropoles européennes.

Les technologies intelligentes deviennent de plus en plus, une partie intégrante de notre quotidien. Quel est leur rôle dans l’industrie de location de vacances aujourd’hui?

Luca & Matteo: Le marché évolue à un rythme rapide et ces tendances créent de nouvelles exigences reliées aux équipements techniques proposés, tels que le réseau Wi-Fi ou les systèmes intelligents. Le potentiel est énorme, car ces fonctionnalités attirent davantage de clients et accroissent le nombre de réservations. L’enregistrement, qui constitue l’un des processus les plus problématiques dans la location des propriétés, est l’un des points que ces progrès techniques peuvent grandement révolutionner. En effet, l’enregistrement influence considérablement les évaluations des clients. Au vu de ces progrès technologiques, la demande, en particulier, pour un processus de check-in automatisé et standardisé, capable de faciliter la tâche pour l’hôte ainsi que pour ses invités, devient plus pressante. Tôt ou tard, les hôtes se trouveront contraints de satisfaire cette demande.

Vous avez mentionné l’influence positive sur les critiques. Quels sont les autres avantages de l’enregistrement automatisé?

Luca & Matteo: De nombreux hôtes sont contraints d’être présents à l’arrivée des voyageurs. Une propriété très éloignée, une circulation infernale, le manque de ponctualité de la part des invités, ou encore un personnel de check-in qui manque d’expertise, ne représentent que quelques-uns des problèmes, pouvant être résolus par les enregistrements automatisés. Vous ouvrez simplement la porte à distance pour les clients ou les agents de service, notamment le service de nettoyage, via une application.

Comment fonctionne au juste l’enregistrement automatisé ?

Luca & Matteo: De manière générale, chaque enregistrement, même non automatisé, est structuré en deux étapes de base. D’une part, dans l’étape bureaucratique, la collecte des impôts et des documents nécessaires, d’autre part, la remise des clés et l’ouverture des portes, dans l’étape pratique, exigent la présence des personnes sur place. Vikey se charge à la fois de ces deux étapes. Le système lui-même se compose d’un logiciel, sous forme d’un site Web avec version mobile sur lequel les clients peuvent mettre leurs documents importants, ainsi que d’un dispositif, qui représente une sorte d’ouvre-porte, installé dans la maison. Il s’agit ainsi d’un système complet, conçu pour simplifier l’ensemble du processus. Puisque les invités se chargent de télécharger les documents nécessaires, les hôtes sont non seulement débarrassés de l’obligation d’être présents à un moment précis, mais aussi de toute la paperasse bureaucratique. Les tâches de l’hôte se résument ainsi, à un simple clic dans l’application ou à un petit coup de fil.

Chaque idée a son origine – quelle est l’histoire de Vikey ?

Luca & Matteo: L’idée a été suscitée par la situation difficile d’un ami qui, à l’époque, gérait plus de 40 appartements à Rome. Comme beaucoup d’autres hôtes, il n’était plus en mesure de gérer par lui-même tout ce nombre de check-in et nous a demandé de lui trouver une solution. C’était ainsi que tout a commencé. En constatant le réel besoin pour un système d’enregistrement standardisé dans les grandes villes, nous avons décidé de rendre notre système accessible à tout le monde et nous avons ainsi fondé Vikey.

Vikey est-ce un outil uniquement utile pour la location dans les grandes villes telles que Rome ?

Luca & Matteo: Le marché principal est celui des grandes villes, mais Vikey peut aussi être installé dans une maison de campagne ou une villa. Nous travaillons désormais avec des clients internationaux en Italie, France, Espagne, Israël, Allemagne, etc.

A quel point l’installation est-elle complexe ?

Luca & Matteo: Tout d’abord, la propriété est inspectée pour s’assurer de sa compatibilité avec le matériel. Cela prend une seule journée. Les propriétaires devraient ensuite prévoir environ une semaine pour l’installation complète, en fonction de leurs réservations actuelles et du taux d’occupation de la propriété. Ensuite, le système peut être installé par n’importe quel technicien.

Vikey propose 3 modèles de souscription différents. Quels sont les services inclus dans ces forfaits ?

Luca & Matteo: Notre premier modèle est le ‘web concierge’ (Vikey Digital). Un modèle en ligne qui comprend le check-in en ligne, une sorte d’enregistrement fait au préalable, le règlement des taxes touristiques et tous les points bureaucratiques. Le deuxième modèle, appelé ‘Vikey Mini’, est généralement utilisé par les clients qui gèrent des hôtels et des chambres d’hôtes. Un dispositif est installé à côté de l’interphone de l’appartement, qui permet à l’hôte d’ouvrir la porte d’entrée à l’aide d’un smartphone. Le troisième modèle, le plus complet, est notre principal atout compétitif. Appelé ‘Vikey Full’, celui-ci offre en outre de toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus, un système permettant au client et à l’hôte de communiquer entre eux via l’interphone de la propriété. Lorsque le client sonne à la porte, il déclenche un appel sur le téléphone mobile de l’hôte. Ainsi, l’hôte peut ouvrir la porte en un seul clic dans l’application, après avoir identifié les invités à distance. On cite deux grands avantages de ce modèle : premièrement, le mécanisme est intuitif pour l’invité et deuxièmement, une connexion Internet ou un smartphone ne sont pas nécessaires. Les propriétaires peuvent aussi combiner les fonctions des différents modèles pour leurs propriétés. Par exemple, dans un complexe d’appartements, vous pouvez opter pour un ‘Vikey Full’ à l’entrée principale et plusieurs ‘Vikey Mini’ aux portes des appartements individuels.

Sur votre site web, vous indiquez comment Vikey permet à vos clients de réduire considérablement leurs dépenses. Pouvez-vous nous donner une brève explication à ce sujet ?

Luca & Matteo: En moyenne, un check-in personnel coûte 20€. Ce genre d’enregistrements peut devenir très long et coûteux, quelque soit le type d’entreprise de location de vacances. Cinquante pour cent de nos clients sont des particuliers qui sous-louent leur maison de vacances sur une base saisonnière et l’autre moitié est composée d’entrepreneurs, dont l’activité est basée sur la location de centaines de maisons de vacances. L’enregistrement entraîne des dépenses d’argent et de temps non négligeables, tant pour le particulier, qui doit faire appel à une agence externe ou passer une grande partie de son temps libre à s’occuper de près de ses locations de vacances, que pour les entrepreneurs, qui organisent les check-in de plusieurs dizaines d’appartements de vacances simultanément. Cependant, grâce à notre système d’enregistrement automatisé, il devient possible pour une ou deux personnes de gérer à distance tous les enregistrements de toutes les propriétés, ce qui permet d’économiser beaucoup de temps et d’argent.

Comment un produit de pointe comme le vôtre est-il en général reçu? Y a-t-il des sceptiques qui sont réticents au progrès technologique ?

Luca & Matteo: Bien sûr, on a eu notre part de sceptiques. Nous avons reçu des inquiétudes de la part de propriétaires qui n’étaient pas à l’aise avec l’idée de ne plus rencontrer leurs invités personnellement. En réalité, la plupart des clients n’éprouvent ni l’envie, ni le besoin d’être accueillis par les propriétaires en personne – surtout lorsque l’enregistrement se fait en plein milieu de la nuit. Ce qui leur importe avant tout, c’est d’arriver en toute sécurité et de jouir de leur intimité. Par ailleurs, la tâche de trouver un personnel compétent pour la remise des clés n’est pas des moindres. En effet, pas toutes les agences de check-in proposent un personnel professionnel. Cependant, en optant pour un processus automatisé, vous n’avez pas à vous soucier d’aucune de ces contraintes.

Le fait de ne plus rencontrer les invités en personne, comment affecte-t-il l’aspect « sécurité »?

Luca & Matteo: C’est exactement pour cette raison que nous avons inclus un processus d’identification. Les clients peuvent télécharger leurs photos sur le site, avec leur passeport ou leur carte d’identité avant ou pendant l’enregistrement en ligne. Nous utilisons la même norme de sécurité que celle mise en place dans les banques.

Comment voyez-vous le progrès technologique dans cette industrie ? À quoi pourrait ressembler un check-in dans 10 ans ?

Luca & Matteo: Nous partons du principe que dans un avenir proche, tout sera entièrement géré par des appareils tels que nos smartphones. Clés, voitures et portes ne seront plus nécessaires. Nous pensons aussi que la façon d’effectuer les réservations dans l’industrie de location de vacances, va radicalement changer. Ce serait aussi simple que de choisir un film sur Netflix. Les invités arrivent dans une ville, choisissent un appartement – et le tour est joué. Dans ce processus, l’enregistrement automatisé est bien évidemment indispensable et toutes les informations d’accès importantes seraient disponibles en temps réel.

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