Publicado por Gianna Nies
«No habrá necesidad de las llaves» – Conversando con Vikey

Los procesos check-in automatizados y la tecnología inteligente están creciendo en importancia, especialmente en la industria vacacional. En una conversación con los fundadores de Vikey, Luca Bernardoni (CEO) y Matteo Caruso (CTO), Bookiply tuvo la oportunidad de debatir el futuro de los check-ins y conocer más a fondo cuáles son las últimas tendencias tecnológicas del sector.

¿Qué es Vikey? Vikey es un sistema de check-in automático que permite a los huéspedes acceder a las propiedades a través de una app o con una llamada telefónica, disfrutando así de plena autonomía en la llegada. Nacida en la capital italiana en el año 2017, la empresa ya empieza a penetrar las mayores metrópolis del continente europeo.

Las tecnologías inteligentes se están convirtiendo en una parte integrante de la vida diaria. ¿Cómo describiríais su presencia en la industria de los alquileres vacacionales?

Luca & Matteo: El mercado está evolucionando a un ritmo acelerado y están emergiendo nuevas expectativas técnicas tales como los sistemas smart-home o las redes wi-fi. De hecho, estas nuevas innovaciones son siempre positivas, ya que suelen atraer a más huéspedes, lo que se refleja en un incremento en el número de reservas. Entre las áreas en las que los avances técnicos pueden marcar una mayor diferencia se encuentra el proceso de facturación, uno de los puntos más débiles en los alquileres vacacionales. Los datos demuestran que tanto huéspedes como anfitriones buscan procesos automatizados que faciliten las llegadas, por lo que tarde o temprano el mercado tendrá que adaptarse a este requisito.

Decís que las críticas reflejan la buena aceptación por parte de los usuarios. ¿Cuáles diríais que son los beneficios adicionales de los check-ins automatizados?

Luca & Matteo: Muchísimos anfitriones se enfrentan a malabarismos constantes para poder realizar el check-in de forma presencial. La distancia a la propiedad, el tráfico, las llegadas tardías de los huéspedes o la falta de experiencia en check-ins son algunas de las problemáticas que se solucionan fácilmente con la automatización de las entradas. Los huéspedes o proveedores de servicios (ex. servicios de limpieza) tienen la posibilidad de acceder a la propiedad de manera independiente y remota, simplemente utilizando la aplicación móvil.

¿Cómo funciona exactamente el check-in automático?

Luca & Matteo: En general, cada check-in, también los no automatizados, se divide en dos pasos. El primero iría más bien relacionado con la burocracia, incluyendo la recopilación de los documentos, y el segundo sería la entrega de llaves. Vikey cubre ambos. Vikey ofrece sistema 360º que incluye tanto un software como un hardware y cuya misión es facilitar el proceso de facturación. El primero es un sitio web optimizado desde el cual los clientes pueden subir documentos y el segundo una especie de abrepuertas que se instala en la propiedad. Debido a que a los huéspedes tienen total libertad de cargar los documentos necesarios, los anfitriones se deshacen fácilmente del componente burocrático y de la necesidad de estar presentes para efectuar el check-in. El trabajo del anfitrión se realiza con un solo clic o mediante una corta llamada.

Todas las ideas tienen su origen – ¿Cuál es la historia detrás de Vikey?

Luca & Matteo: Precisamente nos inspiramos en un amigo que en un momento dado estaba administrando más de 40 apartamentos en Roma. Como gran parte de los gestores, llega un momento en el que coordinar multitud de check-ins se convierte en toda una odisea y por esto quisimos desarrollar una solución para él. Sin embargo, esto fue solo el inicio, ya que cuando vimos de primera mano la necesidad de estandarizar los check-ins en las grandes ciudades fue cuando decidimos crear un sistema accesible que terminaríamos bautizando bajo el nombre de Vikey.

¿Diríais que Vikey está exclusivamente diseñado para alquileres vacacionales ubicados en grandes ciudades como Roma?

Luca & Matteo: Aunque nuestros servicios están pensados para cubrir propiedades en grandes ciudades, es cierto que Vikey también puede ser instalado en casas rurales y villas. A nivel geográfico, contamos con clientes en Italia, Francia, España, Israel y Alemania.

¿Cómo describiríais el proceso de instalación?

Luca & Matteo: El primer paso es realizar una inspección para asegurar que la propiedad sea compatible con el hardware operativo. Este proceso tiene una duración de un día y posteriormente es cuando se lleva a cabo la instalación. En esta segunda fase se recomienda a los propietarios bloquear una semana para instalar el mecanismo, aunque la duración puede variar dependiendo de las reservas y la tasa de ocupación del inmueble. Cabe mencionar que este sistema puede ser instalado por cualquier técnico.

Vikey ofrece 3 modelos de suscripción diferentes. ¿Cuáles son los servicios que se incluyen en cada modalidad?

Luca & Matteo: Nuestro primer modelo es el conserje online Vikey Digital que incluye el check-in online, la tramitación de las tasas turísticas, así como también la gestión de asuntos burocráticos. El segundo modelo se llama Vikey Mini y suele ser utilizado por los clientes que gestionan hoteles y B&Bs. Este modelo trae consigo un pequeño dispositivo que se instala junto al teléfono del intercomunicador del apartamento y permite que el anfitrión abra las puertas de acceso con el smartphone. Por último, el tercer modelo y, a la vez, el más completo se llama Vikey Full y sin lugar a dudas es nuestra mayor ventaja competitiva. Este modelo incluye todas las características mencionadas previamente, así como también una interfaz que permite la comunicación entre huéspedes y anfitriones mediante un intercomunicador ubicado en la propiedad. Cuando el huésped toca el timbre, se activa una llamada en el móvil del huésped, permitiendo así que el anfitrión identifique a los huéspedes de forma remota y pueda darles acceso a la propiedad con un simple clic. Las dos grandes ventajas de esta modalidad son las siguientes: en primer lugar, el mecanismo es intuitivo para el huésped y en segundo lugar, no necesita conexión a Internet o un smartphone. Además, los propietarios también tienen la posibilidad de mezclar diferentes modelos dentro de una misma propiedad. Por ejemplo, en un complejo de apartamentos se podría instalar Vikey Full en la entrada principal y múltiples Vikey Mini en las puertas de cada apartamento.

En vuestra página web mencionais que Vikey puede hacer ahorrar un importe considerable a los propietarios. ¿Podríais explicar esto con más detalle?

Luca & Matteo: De promedio un check-in tiene un coste de 20€ y suele conllevar mucho tiempo, independientemente del tipo de propiedad. El 50% de nuestros clientes son particulares que alquilan sus inmuebles por temporada y la otra mitad son empresarios dedicados al 100% al negocio vacacional. El proceso de facturación es difícil y requiere mucho tiempo, tanto por parte del particular como para los empresarios. Sin embargo, con un sistema de facturación automatizado ambos nichos ahorran tiempo y dinero, ya que una o dos personas pueden gestionar todas las entradas de forma remota y para la totalidad de las propiedades.

¿Cuál suele ser la respuesta general a productos tan técnicos como el vuestro? ¿Encontráis escépticos a los que todavía les cuesta aceptar este cambio tecnológico? 

Luca & Matteo: Sí claro, también nos hemos cruzado con escépticos. A menudo nos encontramos con propietarios que tienen miedo a dejar de conocer a sus huéspedes de forma personal. Sin embargo, algo que les cuesta entender es que no todos los huéspedes buscan este contacto físico, más aún cuando las entradas se realizan a altas horas de la noche. Los huéspedes suelen anteponer su privacidad y comodidad, y realmente les es bastante indiferente quién vaya a darles las llaves, más aún teniendo en cuenta que es difícil encontrar personal profesional que haga esta tarea con genuina dedicación. Con un proceso automatizado no hay que lidiar con ninguno de estos factores.

¿Y qué sucede con el tema de la seguridad que aparece cuando los propietarios no llegan a conocer a los huéspedes en persona?

Luca & Matteo: Por esta razón hemos integrado un proceso de identificación similar a los estándares de seguridad empleados por las entidades bancarias. Los huéspedes pueden subir las fotos de sus pasaportes o DNIs al realizar el check-in de forma online.

¿Cuál creéis que será el desarrollo tecnológico en esta industria? ¿Cómo imagináis el proceso del check-in en 10 años?

Luca & Matteo: Nosotros creemos que en el futuro los procesos del check-in serán gestionados exclusivamente por dispositivos móviles (smartphones). No habrá necesidad de las llaves – incluso para coches o puertas. También imaginamos que la forma de reservar alquileres vacacionales va a cambiar drásticamente y que será tan sencillo como elegir una película en Netflix. Los huéspedes llegarán a una ciudad, elegirán un apartamento ¡y listos! Por esta misma razón los check-ins automatizados serán indispensables, así como disponer de toda la información necesaria centralizada en una misma herramienta.

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