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Automatisierung des Check-in – 4 Wege zur stressfreien Schlüsselübergabe

Für Ferienhausbesitzer, die für persönliche Schlüsselübergaben zu beschäftigt sind, ist der Einsatz modernster Technologien die perfekte Lösung. Wenn Sie einmal nicht verfügbar sind, viele Objekte verwalten oder Ihre Gäste die vereinbarte Zeit nicht einhalten können, dann ist die Automatisierung des Check-in- und Check-out ein effektiver Weg, um den gesamten Prozess zu vereinfachen.

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten, die Ihnen als Hauseigentümer bezüglich eines automatisierten Check-in zur Verfügung stehen.

1. Die Schlüsselbox

Eine Schlüsselbox ist nicht die jüngste Idee auf dem Markt, aber hat dafür ihren Zweck über Jahre hinweg erfüllt. Es handelt sich dabei um eine kleine Box mit einem Zahlenschloss, in der Sie einen Schlüssel oder eine Karte aufbewahren können. Es gibt vielerlei Varianten: Die Box kann wie ein Safe aussehen und an der Wand befestigt werden oder aber wie ein winziges Fahrradschloss, das an einem Tor befestigt oder im Vorgarten versteckt wird.

Der Kauf ist unkompliziert, denn eine Schlüsselbox kann in fast jedem gut aufgestellten Baumarkt erworben werden

Wie funktioniert’s?
Deponieren Sie den Schlüssel in der Box und legen Sie eine Zahlenkombination fest. Stellen Sie dann sicher, dass Sie den Gast vor der Anreise über die folgenden Punkte informieren:

Wo befindet sich die Schlüsselbox?
Wie benutze ich die Schlüsselbox?
Wie lautet die Zahlenkombination?
Was sollten Gäste nach dem Auschecken mit dem Schlüssel machen?

Besonders praktisch: Viele der Schlüsselboxen auf dem Markt ermöglichen es Ihnen, die Zahlenkombination für jeden Gast immer wieder neu einzustellen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, wichtige Sicherheitsvorkehrungen zu treffen.

Nachteil: Schlüsselkästen können leicht aufgebrochen oder gestohlen werden.

2. Elektronisches Schloss

Wer elektronische Schlösser verwendet, braucht kein herkömmliches Türschloss mehr. Elektronische Schlösser sind entweder mit Zifferntasten oder – in der Hightech-Version – mit einem Touchscreen erhältlich. Das System wird in die Tür integriert und kann mit einer von Ihnen gewählten Zahlenkombination geöffnet werden. In Online-Shops für Schlösser und Sicherheitsbedarf finden Sie eine große Auswahl an verschiedenen Modellen.

Wie funktioniert’s?
Nach der Installation ist die Verwendung des elektronischen Schlosses ein Kinderspiel. Nachdem Sie eine Zahlenkombination festgelegt haben, senden Sie Ihren Gästen vor dem Einchecken eine Nachricht mit dem Zugangscode für die Ferienunterkunft und alles andere erledigt sich wie von selbst.

Besonders praktisch: Sie können den Zugangscode zu Ihrer Ferienunterkunft für neue Gäste ganz einfach und beliebig oft ändern, ohne dafür vor Ort sein zu müssen. Wenn ein Gast den Code vergisst, senden Sie einfach eine kurze Nachricht und das Problem ist gelöst!

Nachteil: Für die Installation des Schlosses muss auf der Höhe des Schlosses ein Loch in die Tür geschnitten werden und im Vergleich zu einer Schlüsselbox ist diese Option wesentlich teurer. Aber denken Sie auch an die Kostenersparnisse: Es gibt keine verlorenen Schlüssel und keinen lästigen Schlössertausch mehr!

3. Smart Lock

Ein Smart Lock ist ein elektromechanisches Schloss, das durch Verbinden mit einem autorisierten Smartphone entriegelt oder verriegelt werden kann. Ein digitaler Code muss von einem zugelassenen Gerät (z. B. Ihrem Smartphone) über eine drahtlose Schnittstelle an das Smart Lock übertragen werden, damit es sich öffnen lässt (wie Bluetooth, Z-Wave, Radio, WLAN, NFC oder Biometrie). Smart Locks sind daher eine perfekte Alternative für Technikbegeisterte, die sie entweder als eigenständiges Schließsystem nutzen oder als zusätzliche Sicherheitsvorkehrung über dem Türgriff installieren können.

Wie funktioniert’s?
Das Smartphone Ihres Gastes, das Sie zuvor in der App registriert haben, kann verwendet werden, um ein drahtloses Signal zum Öffnen der Tür zu senden. Im Gegensatz zu herkömmlichen elektronischen Schlössern überwacht ein Smart Lock auch alle Zugriffe auf die Unterkunft und kann Problemmeldungen an die App und somit auf Ihr Handy senden. Mit dieser Funktion haben Sie daher die genaue Kontrolle darüber, welche Gäste wann Zugang zu Ihrer Ferienunterkunft haben.

Besonders praktisch: Der Akku hat den Geist aufgegeben, die mobile Datenverbindung streikt und Ihre Gäste haben daher keinen Zugang zur Unterkunft? Kein Problem! In diesem Fall können Sie als Hauseigentümer mit wenigen Klicks die Tür aus der Ferne öffnen.

Nachteil: Ihre Gäste brauchen ein Smartphone. Darüber hinaus kann ein Smart Lock nur an einer Tür befestigt werden. Wenn Sie beispielsweise eine Hintertür haben, die ebenfalls gesichert werden muss, ist es notwendig, ein weiteres Smart Lock anzubringen.

4. Eine Shared Box

Die Anmietung einer Shared Box ist eine weniger bekannte, aber sehr nützliche Art der Schlüsselübergabe. Solch eine Box ist vergleichbar mit einer Paketstation – viele kleine Schließfächer, die von einem privaten Anbieter vermietet werden. Jene Schließfächer finden sich oft in größeren Städten und als Hausbesitzer können Sie ein Fach pro Schlüssel anmieten, um diesen zwischen den Check-outs und Check-ins sicher aufzubewahren. Die Schließfächer der Shared Box können dann mithilfe einer App geöffnet werden, die die Daten der Schlüsselübergabe an Ihr Smartphone sendet. Diese Methode eignet sich besonders für städtische Ferienunterkünfte mit vielen Kurzzeitaufenthalten.

Wie funktioniert’s?
Nach der Anmietung eines der Fächer können Sie dort Ihren Schlüssel deponieren, der bis zur Abholung durch den nächsten Gast sicher aufbewahrt wird. Mit Hilfe der App können Sie dem Schlüssel einen Empfänger (d. h. Ihr nächster Gast) zuordnen und den Übergabeprozess live über die App verfolgen.

Besonders nützlich: Eine Shared Box befindet sich nur an ausgewählten, überwachten Standorten, was sie zu einer sicheren Option des Schlüsselaustauschs macht.

Nachteil: Das Schließfach sollte nicht zu weit von der Unterkunft entfernt sein, da eine weitere Reise die Gäste verärgern könnte.

Egal für welche Option Sie sich entscheiden, es lohnt sich, einen automatischen Check-in in Betracht zu ziehen, um Ihre Gäste glücklich zu machen und gute Bewertungen zu erhalten!